Ti sei mai domandato cosa si nasconde dietro le quinte di un grande evento birrario? Dalle luci che brillano alle spine che erogano fiumi di birra, ogni singolo dettaglio è il risultato di un lavoro meticoloso. Quali sono gli aspetti cruciali da considerare? Come si ottengono le autorizzazioni necessarie, si gestisce un allestimento impeccabile e si orchestra una comunicazione efficace capace di attrarre migliaia di appassionati?
Questo articolo si addentra proprio in queste domande, svelando i segreti di un’organizzazione di successo. Lo faremo attraverso l’esperienza pluridecennale di Stefano Gasparini, ex organizzatore di uno dei più importanti festival birrari del nostro paese, il Nonsolobirra Festival. La sua visione e la sua dedizione hanno reso questo evento un punto di riferimento per gli amanti della birra artigianale. La sua storia ci guiderà passo dopo passo attraverso il complesso ma affascinante mondo dell’organizzazione di un evento birrario. Preparati a scoprire che non si tratta solo di birra, ma di una sinfonia di logistica, burocrazia, scelte strategiche e una buona dose di passione.
Organizzare un evento birrario, come Stefano Gasparini ha dimostrato per ben 12 edizioni con il Nonsolobirra Festival, richiede una pianificazione meticolosa e una gestione impeccabile di ogni dettaglio. Non si tratta solo di spillare birra, ma di creare un’esperienza memorabile per i partecipanti e un ambiente di successo per i birrifici. Questo vademecum, ispirato all’esperienza di Gasparini, coprirà tutti gli aspetti cruciali, dalla logistica alla burocrazia, dalla scelta dei birrifici al cibo, fino alla promozione.
La visione e la pianificazione iniziale
Ogni evento di successo nasce da una visione chiara.
- Definizione degli obiettivi: Qual è lo scopo dell’evento? Per il Nonsolobirra, l’obiettivo è sempre stato la divulgazione della cultura della birra artigianale e la promozione di birrifici di qualità.
- Target di pubblico: A chi si rivolge l’evento? Questo influenzerà ogni scelta, dalla musica al tipo di cibo.
- Data e durata: Scegliere una data che non si sovrapponga a eventi maggiori. Gasparini ha sempre privilegiato periodi con previsioni meteo stabili, aspetto cruciale per eventi all’aperto.
- Budget: Definire un budget dettagliato è fondamentale, includendo voci per affitto location, birrifici, cibo, personale, sicurezza, permessi e pubblicità.
Logistica: Il Cuore pulsante dell’evento
La logistica è spesso la parte più complessa e sottovalutata. Un’organizzazione impeccabile in questo ambito garantisce la fluidità dell’evento.
- Scelta della Location:
- Accessibilità: Facilmente raggiungibile e con parcheggi sufficienti.
- Spazio: Sufficiente per birrifici, aree food, tavoli, intrattenimento e flusso del pubblico.
- Infrastrutture: Disponibilità di acqua corrente, elettricità adeguata (con quadri elettrici e prese a norma), servizi igienici sufficienti. Per Gasparini, la scelta di uno spazio ampio e ben servito è sempre stata una priorità.
- Logistica di carico/scarico: Facilità di accesso per fornitori.
- Layout dell’evento:
- Mappatura dettagliata: Creare una mappa chiara della disposizione di ogni elemento.
- Flusso del pubblico: Progettare il layout per evitare colli di bottiglia.
- Servizi igienici: Prevedere un numero adeguato di bagni e pulizia costante.
- Gestione rifiuti: Punti di raccolta differenziata ben visibili.
- Acqua potabile: Fornire punti acqua potabile gratuiti è un segno di attenzione e responsabilità.
- Attrezzature e materiali: Noleggio di tutto il necessario. Gasparini sottolinea l’importanza di avere un piano B per le attrezzature (es. generatori di riserva).
- Sicurezza e primo soccorso:
- Personale di sicurezza: Sufficiente e ben visibile.
- Punto di primo soccorso: Con personale qualificato e attrezzature necessarie.
- Piani di evacuazione: Chiaramente definiti e comunicati.
- Burocrazia: Non lasciare nulla al caso
La burocrazia è la spina dorsale legale e amministrativa dell’evento. Ignorarla può portare a multe salate o alla chiusura.
- Permessi e licenze:
- Autorizzazioni comunali: Occupazione suolo pubblico, licenza di pubblico spettacolo, licenze sanitarie.
- SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività): Per attività commerciali temporanee.
- SIAE: Per musica e spettacoli dal vivo.
- Licenza di somministrazione bevande alcoliche: Essenziale per vendere birra.
- Autorizzazione dei Vigili del Fuoco: Aspetto che richiede molto tempo e attenzione, spesso con sopralluoghi preliminari, per Gasparini.
- Sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/08):
- Valutazione dei rischi (DVR): Redigere un documento specifico per l’evento.
- Nomina RSPP: Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione.
- Assicurazioni: Stipulare polizze adeguate a responsabilità civile e infortuni del personale.
- Contratti: Redigere contratti chiari con tutti i fornitori, i birrifici e il personale.
- La Scelta dei birrifici: Qualità e varietà
La qualità della birra è il motivo principale per cui le persone partecipano a un festival birrario.
- Criteri di Selezione:
- Qualità del prodotto: Assicurarsi che i birrifici offrano birre di alta qualità. Per il Nonsolobirra, Stefano Gasparini punta a selezionare birrifici con una storia di eccellenza e riconoscimenti, garantendo varietà di stili e provenienze.
- Varietà di stili: Offrire un’ampia gamma di stili per soddisfare tutti i gusti.
- Rappresentanza geografica: Includere birrifici locali, nazionali e, se possibile, internazionali.
- Numero di birrifici: Trovare il giusto equilibrio tra varietà e gestibilità.
- Supporto in loco: Assicurarsi che i birrifici abbiano tutto il supporto necessario durante l’evento.
- Il Food: Abbinamenti e offerta gastronomica
Il cibo è un elemento chiave per completare l’esperienza e garantire un successo economico.
- Varietà e Qualità: Offrire un’ampia scelta di food truck o stand gastronomici con proposte di qualità che si abbinino bene alla birra. Gasparini ha sempre cercato di creare un equilibrio tra food tradizionale e proposte più innovative, spesso invitando eccellenze locali e proponendo menù popolari.
- Regolamentazioni igienico-sanitarie: Tutti gli operatori devono rispettare le normative HACCP.
- Eventi e intrattenimento: Oltre la birra
Un festival è anche un’occasione di socializzazione e divertimento.
- Musica live: Band locali, DJ set che creino l’atmosfera giusta.
- Laboratori e degustazioni guidate: Sessioni con esperti birrai. Gasparini ha sempre dato molto spazio a momenti educativi e interattivi.
- Talk e incontri: Con birrai, esperti del settore, divulgatori.
- Pubblicità e promozione: Far conoscere l’evento
Una buona promozione è essenziale per attrarre pubblico.
- Strategia multicanale: Utilizzare un mix di canali online e offline.
- Online: Social media, sito web dedicato, newsletter, collaborazioni con influencer.
- Offline: Affissioni e volantini, comunicati stampa a giornali e riviste di settore, partnership con associazioni locali.
- Gestione degli aspetti economici e finanziari
- Modelli di pagamento: Decidere se utilizzare gettoni, contanti, POS o un sistema cashless (spesso il più efficiente).
- Partnership e sponsorizzazioni: Cercare sponsor. Per il Nonsolobirra, le partnership con aziende locali sono state un pilastro fondamentale.
- Il Giorno dell’evento e il post-evento
- Coordinamento costante: Essere presenti e reattivi a qualsiasi imprevisto. Gasparini sottolinea l’importanza di avere una squadra affiatata e reattiva.
- Feedback: Raccogliere feedback dai partecipanti, dai birrifici e dai fornitori.
- Analisi dei risultati: Valutare il successo dell’evento e identificare aree di miglioramento.
Organizzare un evento come il Nonsolobirra Festival, con la passione e la professionalità di Stefano Gasparini, è un’impresa complessa ma incredibilmente gratificante. Richiede dedizione, attenzione ai dettagli e la capacità di anticipare e risolvere i problemi. Seguendo questi punti chiave, si potrà gettare una solida base per un evento birrario di successo.
Con un pizzico di malinconia e nostalgia conclude Gasparini: questa edizione (la tredicesima) del Nonsolobirra Festival non sarà più curata da me. Auguro ai miei successori uno strepitoso successo, e spero prendano spunto da quanto sopra raccontato.
